Office work management

[mim]

কোন কাজটা আগে?

তোর হাতে কি জাদু আছে! এত এত সামলে নিস কীভাবে? বন্ধুদের মুখে এমন প্রশংসা শুনতে কার না ভালো লাগে। কিন্তু অনেকের ক্ষেত্রে এর উল্টোটাও ঘটে। অফিস বা বাসায় কাজের চাপে যেন মাথা খারাপ হওয়ার উপক্রম। হাতে এত কাজ। কোনটা রেখে কোনটা আগে করব—ভাবতে ভাবতেই সময় পার করে দেওয়ার মানুষের সংখ্যাও কম নয়।
কীভাবে নির্দিষ্ট সময়ে ভালোভাবে নিজের কাজগুলো সম্পন্ন করা যায়, সেই জাদুমন্ত্রটি আসলে কী! ঢাকা ব্যাংকের নির্বাহী ভাইস প্রেসিডেন্ট ও মানবসম্পদ বিভাগের প্রধান তাহ্নিয়্যাত আহমেদ বলেন, হাতে যত কাজেই থাকুক না কেন কাজের গুরুত্ব বুঝে কোন কাজটি আগে করবেন, প্রথমেই তার পরিকল্পনা করে নিতে হবে। কোন কাজগুলো কাল করব, কোনগুলো আরও পরে করব, তার একটা তালিকা করলে ভালো হয়। কিন্তু সেই কাজগুলোর গুরুত্ব কীভাবে বোঝা যাবে? তাহ্নিয়্যাতের উত্তর, 'অফিস বা আপনার নিজের জন্য কোন কাজগুলো গুরুত্বপূর্ণ সেটা আপনাকেই বুঝতে হবে। কাজের গুরুত্ব নির্বাচন করা বিষয় কিছু কৌশল অনুসরণ করতে হবে। যে কাজটি কাজগুলো আজকের মধ্যে শেষ করতে হবে, সেগুলো আগে শেষ করার চেষ্টা করুন।'
অনেক সময় কাজের গুরুত্ব বিবেচনা না করে হাতের কাছে যে কাজটি চলে আসে, সেটিই করা শুরু করেন অনেকে। এটা হলে আরও বেশি ঝামেলায় পড়ার আশঙ্কা থাকে। যত কাজই হাতে থাকুক না কেন, প্রথমেই বুঝে নিতে হবে কাজের গুরুত্ব। এশিয়াটিক ইভেন্টস মার্কেটিং লিমিটেডের হেড অব কি অ্যাকাউন্টস খায়রুল বাশার নিজের কাজের অভিজ্ঞতা থেকেই দিয়েছেন এর সমাধান, 'প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম' বলে একটা বিষয় আছে। কাজের চাপ বেশি চলে এলে এই বিষয়টি মাথায় রাখতে হবে সবার আগে। 'আমি ব্যক্তিজীবনেও এই বিষয়টি মেনে চলার চেষ্টা করি। প্রতিযোগিতার বাজারে টিকে থাকতে প্রায়ই কাজের চাপ অনেক বেশি পড়ে। সেগুলো সুন্দরভাবে সামলে এগিয়ে যেতে হবে।'
কাজ অনেক, কিন্তু কাজ সম্পন্ন করার সময় কম। কাজের মানও হতে হবে ভালো। করপোরেট কোচের প্রধান পরামর্শক যিশু তরফদার জানান, কোনো কাজ করতে গেলে সময়ের বিষয়টি আসবেই। এটা মাথায় রেখে কাজ শুরু করার আগেই পরিকল্পনা করে নিন। তাহলে সময়মতো কাজ সুন্দরভাবে শেষ করা যাবে। নির্দিষ্ট সময়ে ভালোভাবে কাজ শেষ করার জন্য নিজের মধ্যেই একটা তাগাদা অনুভব করতে হবে। যিনি কাজটি করতে দিয়েছেন তিনিও জানেন, সেটি করতে বেঁধে দেওয়া সময়ের চেয়ে অনেক বেশি সময় লাগবে। অল্প সময়ে কাজকে সুন্দরভাবে সম্পন্ন করায় দক্ষ হতে হবে। আপনাকে কাজগুলোকে অগ্রাধিকার ভিত্তিতে সাজিয়ে নিতে হবে।
এ ব্যাপারে তাহ্নিয়্যাত আহমেদের মত হলো, কাজটা অনেক সময় নিয়ে করলেই ভালো হবে এই ধারণা ভুল। একই কাজ কম সময় ব্যবহার করেও সম্পন্ন করা যায়। এ জন্য কাজের 'কি পয়েন্ট' আগে বুঝতে হবে। অল্প বলে বা লিখে বেশি বোঝানোর দক্ষতা অর্জন করতে হবে।
অতিরিক্ত চাপ থাকলে কাজগুলোকে তিনভাবে ভাগ করে ফেলুন। অতি জরুরি, জরুরি ও কম জরুরি। যেগুলো অতি জরুরি সেগুলো আগে করুন। এরপর ক্রমানুসারে সবচেয়ে ভালো কাজগুলো শেষ করার পরামর্শ দেয় পরামর্শের কোচ যিশু তরফদার।
অতিরিক্ত কাজের জন্য অনেকে অফিসের কাজ বাসায় নিয়ে যান। কিন্তু বাসায় নিয়েও কি কাজগুলো ভালোভাবে করা যায়? খায়রুল বাসার জানান, কাজকে কোনো সময়ের মধ্যে বেঁধে রাখা উচিত নয়। দরকার হলে অফিসের সময় শেষ হলেও কাজ শেষ করতে হবে। এমনকি বাসায় নিয়েও।
অতিরিক্ত কাজের চাপে অনেকের বাকি কাজগুলো ভুলে যাওয়ার প্রবণতা লক্ষ করা যায়। এ ক্ষেত্রে প্রতিদিনের কাজগুলো ডায়েরিতে লিখে রাখার পরামর্শ দিয়েছেন তাহ্নিয়্যাত আহমেদ। তিনি জানান, যে কাজগুলো সম্পন্ন হবে, সেগুলো কেটে দিন। প্রতিদিন সকালে নতুন করে ডায়েরিতে কাজের তালিকা লিখে রাখলে ভুলে যাওয়ার আশঙ্কা অনেকটাই কমে যায়। ভুলে যাওয়ার এই প্রবণতার বিষয়টি প্রযুক্তিই সমাধানের হাতিয়ার বলে মত দিয়েছেন যিশু তরফদার ও খায়রুল বাসার। তাঁরা জানান, প্রযুক্তির সর্বোচ্চ ব্যবহার করতে হবে এ ক্ষেত্রে। বিশেষ করে এ ক্ষেত্রে স্মার্টফোন বেশ কাজের। স্মার্টফোনের ক্যালেন্ডারে কাজের তালিকা রাখুন। যখন যে কাজটি করতে হবে, সেটি স্মার্টফোন নিজে নিজেই জানিয়ে দেবে।

Source: The Daily Prothom Alo