Office Etiquette

[Shahida]

অফিসে শিষ্টাচার

শিষ্টাচার বলতে আমরা সাধারণত আচরনে নম্রতা-ভদ্রতাকে বুঝে থাকি। একজন ব্যাক্তির শিষ্টাচার বোঝা যায় তাঁর কথাবার্তার ধরন, চালচলন, আদবকায়দা দেখে।একজন মানুষকে পরিপূর্ণ মানুষ হতে হলে তার মধ্যে সৌজন্যবোধের চর্চা থাকতেই হবে। আমরা সমাজে বাস করি এবং সুসভ্য মানুষ হিসেবে নিজেদের আত্মপ্রকাশ করি এবং আমাদের সমাজে, সামাজিক অনুষ্ঠানে কতগুলো নিয়ম অনুসরণ করতে হয়, তা হলো রীতিনীতি। আমরা সমাজে অনেক রীতিনীতি বা ভদ্রতা পালন করি। শিষ্টাচার, ভদ্রতা, সৌজন্যবোধ হলো আত্মার একটি সৌন্দর্য, এই শিষ্টাচার ব্যাক্তিজীবনে খুবই গুরুত্বপুর্ন ও দরকারি। বিশেষ করে আপনি যখন কর্মক্ষেত্রে কাজ করবেন সেইক্ষেত্রে আরও বেশি জরুরি।

কর্মক্ষেত্রে শিষ্টাচার-

আপনার কর্মক্ষেত্রে একসাথে আপনার সহকর্মী, বস, পিয়ন, ক্লিনার সবার সাথে প্রতিদিন আপনার নানা বিষয় নিয়ে কথাবার্তা বলতে হয়, তাঁদের আদেশ-অনুরোধ মানতে হয়। এসময় আপনি বিরক্ত হয়ে খারাপ ব্যবহার করলে বা অভদ্র আচরণ অথবা অফিস বহির্ভূত কোনো কাজ করলে তাতে আপনারই ক্ষতি। আপনার সম্পর্কে সবার তখন একটা বিরূপ মনোভাব সৃষ্টি হবে তাই আপনাকে মেনে চলতে হবে কিছু শিষ্টাচার বা সৌজন্যতাবোধ।

কুশল বিনিময়-

অফিসে এসে সহকর্মীদের হাসিমুখে সম্ভাষণ জানান, কুশল বিনিময় করুন। একে অপরের ভালোমন্দের খোঁজখবর নিন। এতে করে সহকর্মীর সাথে আপনার সুসম্পর্ক গড়ে উঠবে। সিনিয়র কাউকে দেখলে দরকার হলে দাঁড়িয়ে সম্মান দেখান।

সংযত আচরণ-

ক্যাজুয়াল বা ঘরোয়া আচরণ করবেন না। আবেগ ও বিনয়কে সংযত রাখুন। খুব জোরে কথা বলবেন না বা উচ্চস্বরে হাসবেন না, এতে অন্যদের কাজে বাঁধা পরতে পারে বা বিরক্ত হতে পারে। কণ্ঠস্বর স্বাভাবিক নিম্নমাত্রায় রাখুন। আবেশী গলায় ফোনে কথা বলবেন না। কথা বলার সময় হাঁচি-কাশি এলে বা হাই উঠলে মুখ সরিয়ে নিন বা মুখ ঢেকে নিন।

এড়িয়ে চলুন অফিস পলিটিক্স-

ব্যক্তিগত সম্পর্ক আর কর্মক্ষেত্রে কাজের সম্পর্ককে এক করে ফেলবেন না। অফিসের কাজে অফিসিয়াল সম্পর্ক বজায় রাখুন। গুজব ছড়াচ্ছে এমন কাউকে শনাক্ত করা গেলেও নীরব ও শান্ত থাকুন। একজনের কথা আরেকজনকে লাগাবেন না এবং যারা এমন করে তাঁদের দলে ভীরতে যাবেন না। পরে হয়তো কিছু না করেও আপনি কারো চক্ষুশূল হতে পারেন।

দায়িত্ব নিয়ে কাজ করুন-

হাসিমুখে আপনার দায়িত্ব পালন করুন। সবসময় প্রতিটি কাজ নির্ধারিত সময়ের মধ্যেই শেষ করুন। অযথা সময় নষ্ট করে কাজের দেরি করবেন না। কোনো কাজ জানা না থাকলে নিঃসংকোচে অভিজ্ঞদের কাছ থেকে শিখে নিন। নিজের কাজ ও দায়িত্বের প্রতি বিশ্বস্ত থাকুন।

ফোনের ব্যবহার-

রুচিশীল সফট রিংগার ও মেসেজ টোন ব্যবহার করুন। টোন শ্রবণযোগ্য নিম্নমাত্রায় রাখুন। যে পরিবেশে/ অনুষ্ঠানে ফোন বন্ধ রাখার নিয়ম সেখানে সাইলেন্সে বা ভাইব্রেশন মোডে রাখবেন না। এছাড়া মিটিং বা সেমিনারে মোবাইল ফোন বন্ধ রাখা ভালো।ফোন অফ করার আগে সাইলেন্স মোডে আনুন, তারপর অফ বাটন চাপুন। এতে সেট অন-অফের রিং-টোন বেজে উঠবে না। আশপাশে অন্যদের অসুবিধা না হয় এমন স্বরে ফোনে কথা বলুন। সুযোগ থাকলে আড়ালে গিয়ে কথা বলুন। ফোনে কারো ব্যক্তিগত আলাপের সময় সম্ভব হলে দূরে অবস্থান করুন।অফিসের ফোনকে ব্যক্তিগত কাজে ব্যবহার করবেন না।

অফিসের জিনিস ব্যবহারে-

কমন ফোন, কম্পিউটার, ফাইল ব্যবহারে অন্যদের প্রয়োজনকেও গুরুত্ব দিন। অনুমতি ছাড়া অন্যের ফাইলপত্রে বা ক্যাশবাক্সে হাত দেবেন না। অপ্রয়োজনে লাইট, ফ্যা্‌ এসি বা কম্পিউটার চালিয়ে রাখবেন না।

ঊর্ধ্বতন-অধঃস্তন-

আমরা অনেক অফিস-আদালতে দেখি, একজন বস হয়তো খামোখাই বা ঠুনকো অযুহাতে তার অধীনস্থদের হুমকি ধমকি দিয়ে দমিয়ে রাখতে পারলেই যেন বেজায় খুশি। অধঃস্তনদের মনে তাই সবসময় একটি অজানা ভীতি তাড়া করে ফেরে। কোন দোষ নেই, অপরাধ নেই তারপরও অধীনস্থরা তাদের হুজুরের ভয়ে যেন সর্বদা তটস্থ হয়ে থাকে। ফলে বসের ভুলের সংশোধন হওয়ার সুযোগ না তাই প্রতিষ্ঠানও তার কাঙ্ক্ষিত লক্ষ্যে পৌঁছতে সক্ষম হয় না। অথচ বস যদি তার অধঃস্তনের সাথে উত্তম ব্যবহার করতেন তাহলে অধীনস্তরা অবশ্যই কাজে অধিক মনোযোগী হতো এবং কাঙ্ক্ষিত লক্ষ্য পূরণেও সচেষ্ট হতো।

আরও মনে রাখুন-

- ছোটখাটো যে কাজগুলো নিজেই করে নিতে পারেন, তা পিয়ন-দারোয়ান বা স্টাফদের দিয়ে করাবেন না।
- কাগজ-কলম সঙ্গে রাখুন যাতে অন্যের কাছে চাইতে না হয়।
- ই-মেইল, এসএমএস বা চিঠিপত্রের প্রত্যুত্তরে তৎপর হোন।
- পদোন্নতি বা কোনো সাফল্যে পরিমিতি বজায় রেখে আনন্দ প্রকাশ করুন।
- কর্তৃত্বপরায়ণ হিসেবে নয়; নিজেকে আত্মবিশ্বাসী হিসেবে উপস্থাপন করুন। কথা ও আচরণে বিনয়ী হোন।
- প্রতিষ্ঠান ছেড়ে দেয়ার অন্তত একমাস আগে কর্তৃপক্ষকে অবহিত করুন।

Source: http://www.priyo.com/2013/05/04/17395.html