আবেদন পত্র তৈরীর কৌশল

[Reyed Mia (Apprentice, DIU)]

আবেদন পত্র তৈরীর কৌশল

যখন আপনি কোন নির্দিষ্ট চাকুরির বিজ্ঞাপন এর পত্রিকা বা ওয়েবসাইট এ প্রকাশিত পরিপ্রেক্ষিতে আবেদন করেন অথবা সাধারণভাবে কোন প্রতিষ্ঠানে কোন উপযুক্ত পদের (Any suitable position) জন্য আবেদন করেন তখন একটি আবেদনপত্র প্রয়োজন হয়। প্রথম ক্ষেত্রে যদি নিয়োগকর্তা নিদিষ্ট করে শুধু জীবনবৃত্তান্ত পাঠাতে উল্লেখ করেন তখন আবেদনপত্র পাঠানোর প্রয়োজন নাই।
একজন নিয়োগকর্তার কাছে একটি আবেদনপত্র এর গুরুত্ব কী ? গুরুত্ব হচ্ছে, একজন নিয়োগকর্তা খুব অল্প সময়েই আবেদনপত্র দেখে ধারণা পেতে পারেন যে আবেদনকারীর যোগ্যতা তার নিয়োগকর্তার প্রতিষ্ঠানের জন্য প্রাসঙ্গিক (Relevant) কি না এবং এই ব্যক্তিকে আদৌ Interview এর জন্য আমন্ত্রণ জানানো যায় কিনা। এই পরিপ্রেক্ষিতে একটি আবেদনপত্র হচ্ছে একজন নিয়োগকর্তাকে Convince বা প্রভাবিত করার একটি প্রাথমিক মাধ্যম যেখানে আপনি আপনার বিভিন্ন যোগ্যতা তুলে ধরবেন যা এই নিদির্ষ্ট পদ বা এই নির্দিষ্ট প্রতিষ্ঠানের জন্য প্রয়োজনীয় ও প্রাসঙ্গিক।
আপনার আবেদনপত্র কোনভাবেই এক পাতার বেশী হওয়া উচিত নয়। সাদা কাগজে (A4 Size) কম্পিউটার কম্পোজ করে আবেদনপত্র লিখবেন। অবশ্যই যে কোন একটি ফন্ট এ (এরিয়াল অথবা টাইমস নিউ রোমান) লিখবেন। কোনভাবেই রঙ্গিন ফন্ট ব্যবহার করবেন না। নিয়োগদাতা যদি স্ব হস্তে আবেদনপত্র লেখার কথা উল্লেখ করেন, তাহলে তা স্ব হস্তেই লিখতে হবে।     
একেবারে ওপরে ডান পাশে আপনি আপনার ঠিকানা (যে ঠিকানায় আপনার চিঠি পাঠালে আপনি পারেন) লিখবেন। খামে আপনার ই মেইল এ্যাড্রেসও উল্লেখ করতে পারেন। (যদি থাকে) ঠিক তার নীচে কিছু জায়গা (১ লাইন স্পেস) খালি রেখে তারিখ লিখবেন।     
এরপর আপনি বামদিকে থেকে শুরু করবেন। প্রথমে যাকে উদ্দেশ্য করে আবেদনপত্র লিখবেন তার নাম (যদি জানেন বা আবেদনপত্র এ উল্লেখ থাকে), এরপর পদবী, প্রতিষ্ঠানের নাম ও ঠিকানা লিখবেন।
এরপর সাবজেক্ট লাইন এ আপনি বোল্ড ফন্ট এ উল্লেখ করতে পারেন কোন পদের জন্য আপনি আবেদন করছেন। যেমন: প্রশাসনিক কর্মকর্তা পদের জন্য আবেদনপত্র
এরপর আপনি মূল চিঠি শুরু করবেন। প্রথম অনুচ্ছেদে উল্লেখ করবেন চাকুরির বিজ্ঞাপনের সূত্র এবং কোন পদের জন্য আবেদন করছেন। যেমন- সবিনয় নিবেদন এই যে, গত ১৪ ডিসেম্বর, ২০০৮ তারিখে প্রকাশিত দৈনিক ইত্তেফাক পত্রিকার মাধ্যমে জানতে পারলাম যে আপনার অধীনে 'সহকারী পরিচালক' নিয়োগ দেয়া হবে। আমি উক্ত পদের জন্য একজন আগ্রহী প্রার্থী।
এর পরের অনুচ্ছেদ টিকে আপনি ব্যবহার করবেন বিজ্ঞপ্তিতে পদের বিপরীতে আপনার যোগ্যতা প্রমানের জন্য। আপনি কেন এই চাকরীর জন্য উপযুক্ত ব্যক্তি তার উপর গুরুত্ব দিতে হবে। এখানে আপনি তুলে ধরতে পারেন আপনার সেসব যোগ্যতা, যেগুলো বিজ্ঞাপনে উল্লেখিত পদের সাথে পরিপূরক। খেয়াল রাখবেন এই অংশটি পাঠ করে একজন নিয়োগকর্তা যাতে আপনাকে অন্য প্রার্থীদের থেকে অগ্রাধিকার দিতে প্রভাবিত হন।     
এর পরের অনুচ্ছেদ এ খুব সংক্ষিপ্ত ভাবে আপনি আপনার শিক্ষাগত যোগ্যতা (এক্ষেত্রে ডিগ্রীর নাম ও পাশ করার বছর) উল্লেখ করতে পারেন। আপনার কোন প্রশিক্ষণ থাকলে তা উল্লেখ করতে পারেন (শুধুমাত্র যদি তা যে ধরনের পদের জন্য আবেদন করছেন তার সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ হয়)। আপনি যদি কোন প্রতিষ্ঠানে বর্তমানে কর্মরত থাকেন অথবা আপনার কয়েক বছরের অভিজ্ঞতা থাকে তা উল্লেখ করবেন। কিন্ত তা করবেন খুবই সংক্ষিপ্তভাবে (২-৩ লাইনের মধ্যে)। এক্ষেত্রে যদি অনন্য কোন অর্জন থেকে থাকে তবে তা উল্লেখ করতে পারেন।
সর্বশেষ অনুচ্ছেদটি হচ্ছে আপনার আবেদনপত্র এর উপসংহার। এখানে আপনি এই প্রতিষ্ঠানের জন্য (এবং যদি কোন নির্দিষ্ট পদের জন্য আবেদন করে থাকেন সেই পদের জন্য) কাজ করার ব্যাপারে আপনার আগ্রহ ব্যক্ত করবেন। যদি আপনি এ পদে নিয়োগ পান তবে আপনার যোগ্যতা এবং অভিজ্ঞতা কাজে লাগিয়ে আপনি সফলভাবে কর্ম সম্পাদন করতে পারবেন, সেই আত্মবিশ্বাস ব্যক্ত করুন। সবশেষে আপনি সাক্ষাৎকারের জন্য সময় কামনা করুন। এবং আপনাকে কোন ফোন নম্বর বা ই-মেইল এ্যাড্রেস এ যোগাযোগ করতে হবে তা উল্লেখ করুন।
আবেদনপত্র এর শেষাংশে সই করে তার নিচে সংযুক্তি হিসাবে আপনি যে সকল কাগজপত্র (যেমন: সিভি, সার্টিফিকেটস, ছবি) দিচ্ছেন তার তালিকা দেবেন।
                          যেসব ভুল-ত্রুটি পরিহার করা উচিত
?   একই আবেদনপত্র বিভিন্ন নিয়োগকর্তার কাছে পাঠাবেন না।
?   প্রতিটি আবেদনপত্র আপনাকে যে পদে বা প্রতিষ্ঠানে আবেদন করছেন তার চাহিদার বিপরীতে সাজাতে হবে।
?   বানান গুলো সতর্কতার সাথে খেয়াল করুন।
?   একাধিকবার আবেদনপত্র সংশোধন করুন।
?   কোন কিছুর সংক্ষিপ্ত নাম ব্যবহার পরিহার করুন।
?   আবেদনপত্রে আপনার সই দিতে ভুলবেন না।

Sources: http://bdeducationzone.blogspot.com/2013/06/blog-post_9.html